Nowe obowiązki szpitali wobec NFZ od 1 listopada 2026 r. – ewidencja rzeczywistego czasu pracy pracowników medycznych

Organizacja czasu pracy w szpitalu należy do najbardziej złożonych obszarów ewidencji pracowniczej. Praca zmianowa, dyżury medyczne, zastępstwa, różne grupy zawodowe, odmienne normy czasu pracy oraz całodobowe funkcjonowanie placówki powodują, że sam grafik nie zawsze pokazuje, kiedy dana osoba rzeczywiście wykonywała pracę i była obecna w miejscu udzielania świadczeń.

Od 1 listopada 2026 r. zagadnienie to nabiera dodatkowego znaczenia.

Ministerstwo Zdrowia wskazuje, że placówki mają przekazywać do Narodowego Funduszu Zdrowia informacje o rzeczywistej obecności personelu medycznego, w tym dokładnych godzinach udzielania świadczeń. Informacje mają być przekazywane do 20. dnia każdego miesiąca.

W przypadku szpitali oznacza to jeszcze większą potrzebę posiadania wiarygodnych i uporządkowanych informacji o tym, kto, kiedy i w jakich godzinach rzeczywiście był obecny w placówce.

Jednym z narzędzi, które może wspierać gromadzenie takich danych, jest elektroniczny system rejestracji czasu pracy – RCP.

WAŻNE – OD 1 LISTOPADA 2026 R.

Placówki mają przekazywać NFZ informacje dotyczące rzeczywistej obecności personelu medycznego, obejmujące dokładne godziny. Dane mają umożliwiać również identyfikację osoby udzielającej świadczeń, w tym z wykorzystaniem numeru PESEL.

System RCP może być jednym ze źródeł uporządkowanych danych o rzeczywistej obecności personelu. Nie należy jednak utożsamiać samego zapisu wejścia i wyjścia z kompletnym raportem wymaganym przez NFZ.

DZIAŁ I. NOWE OBOWIĄZKI WOBEC NFZ OD 1 LISTOPADA 2026 R.

Co zmienia się od 1 listopada 2026 r.?

W Dzienniku Ustaw pod pozycją 1137 opublikowano Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 25 sierpnia 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie ogólnych warunków umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej.

Ministerstwo Zdrowia wyjaśnia, że nowe rozwiązania mają zwiększyć możliwość weryfikacji rzeczywistej obecności personelu medycznego oraz realizacji świadczeń finansowanych ze środków publicznych.

Szpitale mają przekazywać do NFZ godzinowe zestawienia obecności personelu realizującego świadczenia wskazane w harmonogramach pracy.

Informacje mają być przekazywane:

• cyklicznie za kolejne miesiące,
• do 20. dnia każdego miesiąca,
• z uwzględnieniem rzeczywistych godzin obecności,
• w sposób pozwalający na identyfikację osoby udzielającej świadczeń.

Od 1 listopada 2026 r. przekazywane informacje mają umożliwiać identyfikację konkretnej osoby, w tym z wykorzystaniem numeru PESEL.

Jednym z celów zmian jest możliwość dokładniejszego porównania przekazywanych harmonogramów z rzeczywistą realizacją świadczeń, a także identyfikowania przypadków, w których ta sama osoba jest wykazywana jako udzielająca świadczeń w tym samym czasie w różnych placówkach.

Kogo dotyczą nowe wymagania?

Artykuł kierujemy przede wszystkim do szpitali, jednak w kontekście prawnym najbezpieczniej posługiwać się określeniem świadczeniodawcy realizujący świadczenia w rodzaju leczenie szpitalne.

Nie chodzi więc wyłącznie o samo posiadanie statusu podmiotu leczniczego, ale o realizację świadczeń objętych odpowiednimi umowami z NFZ.

Dla poszczególnych placówek istotne będzie ustalenie, jaki personel i jakie zakresy udzielanych świadczeń podlegają nowemu obowiązkowi sprawozdawczemu.

Harmonogram pracy a rzeczywista obecność – jaka jest różnica?

To jedna z najważniejszych kwestii związanych z nowymi wymaganiami.

Harmonogram określa plan – kiedy dana osoba powinna pracować.

Rzeczywista obecność pokazuje natomiast, kiedy faktycznie była obecna i realizowała pracę.

Te informacje nie zawsze są identyczne.

Pracownik może:

• rozpocząć pracę wcześniej lub później,
• zakończyć ją w innej godzinie niż zaplanowana,
• pozostać dłużej,
• pełnić dodatkowy dyżur,
• zastępować inną osobę,
• zostać dodatkowo wezwany do pracy,
• wykonywać pracę w innej lokalizacji,
• nie pojawić się mimo ujęcia w harmonogramie.

Dlatego sam harmonogram nie musi odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi pracy.

Elektroniczna rejestracja czasu pracy pozwala zestawić:

PLAN → RZECZYWISTA REJESTRACJA → ANALIZA RÓŻNIC

Do kiedy należy przekazywać informacje do NFZ?

Ministerstwo Zdrowia wskazuje termin do 20. dnia każdego miesiąca.

Dla dużego szpitala oznacza to konieczność sprawnego zebrania, sprawdzenia i uporządkowania informacji dotyczących wielu osób.

Jeżeli dane są gromadzone elektronicznie przez cały miesiąc, placówka nie musi rekonstruować rzeczywistej obecności personelu dopiero na etapie przygotowywania zestawienia.

Może wcześniej wykryć brakujące lub nietypowe rejestracje i wyjaśnić je przed wykorzystaniem danych do sprawozdawczości.

Jakie informacje o obecności personelu mają być przekazywane?

Z komunikatów Ministerstwa Zdrowia wynika przede wszystkim konieczność raportowania:

• konkretnej osoby,
• rzeczywistej obecności,
• dokładnych godzin,
• informacji pozwalających na identyfikację osoby, w tym numeru PESEL.

W tym miejscu należy jednak odróżnić informację o rzeczywistej obecności od samej rejestracji wejścia do budynku.

System RCP może dostarczać m.in.:

• identyfikację pracownika,
• datę rejestracji,
• godzinę wejścia,
• godzinę wyjścia,
• kolejne zdarzenia zarejestrowane w ciągu dnia.

Dane te mogą stanowić jedno ze źródeł informacji wykorzystywanych przez placówkę podczas przygotowywania wymaganych danych dla NFZ.

Nie oznacza to jednak, że każde odbicie karty jest automatycznie informacją o godzinach udzielania świadczeń wymaganych przez Fundusz.

Raport obecności osoby personelu – komunikat XML CZPR

Narodowy Fundusz Zdrowia 9 września 2026 r. opublikował do konsultacji projekt zmian w interfejsie oddziałowym OW w wersji 1.2.8.

Jednym z nowych elementów jest możliwość przekazywania do oddziałów NFZ informacji o czasie pracy personelu za pomocą komunikatu:

XML CZPR

NFZ określił go jako:

„raport obecności osoby personelu”.

Opublikowana została specyfikacja XML CZPR w wersji 1.0.

Jest to ważna informacja zarówno dla placówek medycznych, jak i producentów oprogramowania, ponieważ pokazuje kierunek technicznego przekazywania informacji do NFZ.

Ważne zastrzeżenie dotyczące CZPR

Komunikat NFZ z 9 września 2026 r. dotyczył konsultacji projektu interfejsu OW 1.2.8.

NFZ zaznaczył jednocześnie, że:

informacje dotyczące harmonogramu wdrożenia zostaną opublikowane w osobnym komunikacie.

Dlatego placówki oraz producenci systemów informatycznych powinni śledzić aktualne komunikaty NFZ i ostateczne wersje dokumentacji technicznej.

Warto również, aby publikowany poradnik był aktualizowany, jeżeli NFZ zmieni specyfikację lub opublikuje dodatkowe wymagania dotyczące CZPR.

Dlaczego struktura raportu CZPR jest ważna?

W przypadku elektronicznego raportowania nie wystarczy samo posiadanie informacji.

Dane powinny być:

• kompletne,
• poprawne,
• jednoznacznie przypisane do właściwej osoby,
• uporządkowane,
• zweryfikowane,
• dostępne w formie umożliwiającej ich dalsze przetwarzanie.

System RCP może pełnić rolę źródła informacji o zarejestrowanej obecności pracownika.

Finalny komunikat przekazywany do NFZ powinien jednak odpowiadać aktualnej specyfikacji technicznej Funduszu.

Dlatego należy rozdzielić:

RCP – źródło danych o rejestracjach od CZPR – format komunikatu przekazywanego zgodnie z wymaganiami NFZ.

Jak system RCP może wspierać przygotowanie danych?

Przykładowy proces może wyglądać następująco:

Harmonogram pracownika
↓
Rejestracja rozpoczęcia obecności
↓
Rejestracja zakończenia obecności
↓
Analiza danych
↓
Wykrycie braków i niezgodności
↓
Weryfikacja danych
↓
Zestawienie rzeczywistej obecności
↓
Wykorzystanie zweryfikowanych danych w dalszym procesie raportowania do NFZ

Największą korzyścią jest więc nie samo „odbicie karty”, ale stworzenie uporządkowanej i możliwej do zweryfikowania bazy danych.

DZIAŁ II. CZAS PRACY PERSONELU MEDYCZNEGO – NAJWAŻNIEJSZE ZASADY

Ewidencja czasu pracy personelu medycznego

Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy.

W przypadku podmiotów leczniczych jest to szczególnie istotne ze względu na specyfikę organizacji pracy oraz regulacje ustawy o działalności leczniczej.

Ewidencja czasu pracy powinna umożliwiać prawidłowe ustalenie rzeczywistego czasu pracy pracownika i prawidłowe rozliczenie jego pracy.

System RCP nie zastępuje całej wymaganej dokumentacji pracowniczej, ale może stanowić ważne źródło informacji o rzeczywistych godzinach zarejestrowanej obecności.

Normy czasu pracy w podmiotach leczniczych

Zgodnie z ustawą o działalności leczniczej czas pracy pracowników zatrudnionych w podmiocie leczniczym co do zasady nie może przekraczać:

7 godzin 35 minut na dobę

oraz

przeciętnie 37 godzin 55 minut na tydzień

w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Dla pracowników technicznych, obsługi i gospodarczych norma wynosi:

8 godzin na dobę

oraz

przeciętnie 40 godzin tygodniowo.

Ustawa przewiduje również odmienne zasady dla określonych grup pracowników. Przykładowo dla pracowników niewidomych zatrudnionych na stanowiskach wymagających kontaktu z pacjentami przewidziana jest odrębna norma czasu pracy.

Dlatego system czasu pracy w szpitalu nie powinien opierać się na jednej uniwersalnej normie dla wszystkich zatrudnionych.

Konfiguracja powinna uwzględniać konkretną grupę pracowników, stanowisko oraz obowiązujące daną osobę zasady.

Czy w szpitalu można pracować po 12 godzin?

Tak – przepisy przewidują możliwość stosowania przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy w określonych przypadkach, jeżeli uzasadnia to rodzaj pracy lub jej organizacja.

Nie oznacza to jednak automatycznego zwiększenia przeciętnej normy tygodniowej.

Przy takim systemie szczególnie ważne staje się porównanie harmonogramu z rzeczywistymi godzinami obecności.

Przykładowo:

Plan: 7:00–19:00
Rejestracja: 6:52–19:18

System RCP pozwala zauważyć różnicę i poddać ją dalszej analizie zgodnie z zasadami obowiązującymi w placówce.

Grafik pracy personelu medycznego

Grafik jest podstawowym narzędziem planowania pracy.

Może określać m.in.:

• dni pracy,
• godziny rozpoczęcia pracy,
• godziny zakończenia pracy,
• dni wolne,
• zaplanowane zmiany i dyżury.

Z punktu widzenia rzeczywistej obecności grafik pozostaje jednak planem.

Dlatego przydatne jest jego porównanie z rzeczywistymi zdarzeniami RCP.

Przykład

Grafik: 7:00–14:35
Rejestracja RCP: 6:54–15:12

Różnica nie przesądza jeszcze sama w sobie, jaki czas powinien zostać zakwalifikowany jako czas pracy.

Daje jednak działowi kadr lub uprawnionej osobie sygnał, że należy zweryfikować rzeczywisty przebieg pracy pracownika.

To ważne również w kontekście nowych wymagań NFZ – system powinien pomagać wykrywać różnice, a nie automatycznie zakładać, że każda minuta przebywania w budynku jest czasem udzielania świadczeń.

Dyżur medyczny – czym jest i czy wlicza się do czasu pracy?

Ustawa o działalności leczniczej szczegółowo reguluje dyżur medyczny.

Do pełnienia dyżuru mogą być zobowiązane określone grupy pracowników wskazane w art. 95 ustawy, m.in. pracownicy wykonujący zawód medyczny i posiadający wyższe wykształcenie, zatrudnieni w podmiotach wykonujących działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne.

Dyżur medyczny oznacza wykonywanie czynności zawodowych poza normalnymi godzinami pracy przez osoby objęte tą regulacją.

Szczególnie ważna zasada brzmi:

Czas pełnienia dyżuru medycznego wlicza się do czasu pracy.

Dlatego przy analizie czasu pracy personelu nie można ograniczać się wyłącznie do podstawowego harmonogramu.

System powinien umożliwiać gromadzenie danych również w przypadku pracy odbywającej się poza standardowymi godzinami.

Odpoczynek dobowy – minimum 11 godzin

Pracownikowi przysługuje co najmniej:

11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie.

W przypadku osoby pełniącej dyżur medyczny odpoczynek powinien zostać udzielony bezpośrednio po zakończeniu dyżuru.

Dokładne informacje o godzinie zakończenia pracy i ponownego rozpoczęcia kolejnego okresu pracy mogą być więc bardzo przydatne przy weryfikacji odpoczynku.

Odpoczynek tygodniowy – co do zasady 35 godzin

Pracownikowi przysługuje co do zasady co najmniej:

35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdym tygodniu

obejmującego minimum 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego.

Ustawa przewiduje jednak szczególne rozwiązanie dotyczące pracowników wskazanych w art. 95 ust. 1 i 1a.

Jeżeli uzasadnia to organizacja pracy, może im przysługiwać w każdym tygodniu co najmniej:

24 godziny nieprzerwanego odpoczynku

udzielanego w okresie rozliczeniowym nie dłuższym niż 14 dni.

Dlatego przy analizowaniu odpoczynków personelu medycznego należy uwzględniać konkretną sytuację pracownika oraz przepisy mające do niego zastosowanie.

Klauzula opt-out – praca powyżej przeciętnie 48 godzin tygodniowo

W ochronie zdrowia funkcjonuje również mechanizm określany jako klauzula opt-out.

Pracownicy objęci odpowiednimi regulacjami ustawy o działalności leczniczej mogą – po wyrażeniu pisemnej zgody – wykonywać pracę w wymiarze przekraczającym przeciętnie 48 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Okres rozliczeniowy w tym przypadku nie może być dłuższy niż cztery miesiące.

Pracodawca ma jednocześnie obowiązek prowadzenia i przechowywania ewidencji czasu pracy osób objętych takim rozwiązaniem.

To jeden z przykładów sytuacji, w których dokładne dane dotyczące rzeczywistych godzin pracy mają szczególne znaczenie.

Sama zgoda opt-out nie oznacza bowiem braku ograniczeń dotyczących organizacji czasu pracy czy odpoczynków.

Praca zmianowa w szpitalu

Szpital funkcjonuje niezależnie od tradycyjnych godzin pracy biurowej.

Personel może rozpoczynać lub kończyć pracę:

• rano,
• po południu,
• wieczorem,
• w nocy,
• w weekendy,
• w święta.

Zmiana może również rozpoczynać się jednego dnia, a kończyć następnego.

System RCP powinien umożliwiać prawidłowe gromadzenie zdarzeń niezależnie od godziny oraz dnia tygodnia.

DZIAŁ III. SYSTEM RCP W SZPITALU – JAK DZIAŁA W PRAKTYCE?

Czym jest system RCP?

RCP oznacza rejestrację czasu pracy.

System RCP służy do elektronicznego gromadzenia i analizowania informacji dotyczących rejestracji pracowników.

Może składać się m.in. z:

• programu RCP,
• jednego lub kilku rejestratorów,
• kart lub innych identyfikatorów,
• bazy pracowników,
• modułów raportowych,
• mechanizmów zarządzania uprawnieniami.

Przy rozpoczęciu lub zakończeniu pracy pracownik dokonuje rejestracji, np. przykładając kartę do urządzenia.

System zapisuje określone zdarzenie wraz z datą i dokładną godziną.

Dzięki temu informacje są gromadzone na bieżąco, zamiast być odtwarzane dopiero na koniec miesiąca.

Dlaczego RCP jest szczególnie przydatne w szpitalu?

Szpital może zatrudniać setki, a nawet tysiące osób.

Jednocześnie funkcjonują w nim różne grupy zawodowe:

• lekarze,
• pielęgniarki,
• położne,
• ratownicy medyczni,
• fizjoterapeuci,
• diagności,
• farmaceuci,
• technicy,
• pracownicy administracyjni,
• personel techniczny,
• personel gospodarczy.

Dochodzi do tego:

• praca całodobowa,
• kilka zmian,
• dyżury,
• zastępstwa,
• praca nocna,
• różne okresy rozliczeniowe,
• wiele oddziałów,
• kilka budynków lub lokalizacji.

Przy takiej organizacji ręczne zbieranie informacji o rzeczywistej obecności może być czasochłonne i podatne na błędy.

Automatyczna identyfikacja pracownika

W systemie RCP identyfikator, np. karta zbliżeniowa, jest przypisany do określonego pracownika.

Po jego użyciu system automatycznie zapisuje rejestrację dla właściwej osoby.

Dzięki temu nie trzeba przy każdym wejściu i wyjściu ręcznie wpisywać danych pracownika.

W zależności od konfiguracji systemu baza może również zawierać dodatkowe informacje potrzebne do dalszego przetwarzania danych przez uprawnionych użytkowników.

Grafik a rzeczywiste rejestracje – porównanie planu z wykonaniem

Jedną z największych korzyści elektronicznego RCP jest możliwość porównania tego, co było zaplanowane, z tym, co zostało rzeczywiście zarejestrowane.

System może pomóc zauważyć:

• późniejsze rozpoczęcie,
• wcześniejsze zakończenie,
• obecność przed rozpoczęciem planowanej pracy,
• obecność po zakończeniu planowanej pracy,
• brak wejścia,
• brak wyjścia,
• dodatkową rejestrację,
• obecność w dniu, w którym pracownik nie był ujęty w harmonogramie.

Dopiero po zidentyfikowaniu różnicy można ją odpowiednio zweryfikować i zakwalifikować zgodnie z zasadami obowiązującymi w placówce.

Co w przypadku brakującej rejestracji?

W dużej organizacji jest praktycznie nieuniknione, że od czasu do czasu pracownik zapomni dokonać rejestracji.

System elektroniczny pozwala wychwycić sytuacje, w których:

• istnieje wejście bez wyjścia,
• występuje wyjście bez wejścia,
• brakuje wszystkich rejestracji w zaplanowanym dniu pracy,
• godziny znacznie odbiegają od harmonogramu,
• liczba rejestracji jest nietypowa.

Takie przypadki można wyjaśnić przed wykorzystaniem danych do końcowych rozliczeń lub dalszej sprawozdawczości.

RCP w wielu budynkach i oddziałach szpitala

Duża placówka nie musi korzystać z jednego urządzenia RCP.

Rejestratory mogą zostać zainstalowane:

• przy głównych wejściach personelu,
• w różnych budynkach,
• na terenie różnych części kompleksu,
• przy wybranych oddziałach,
• w dodatkowych lokalizacjach.

Urządzenia mogą współpracować z jednym centralnym systemem.

Daje to możliwość analizowania informacji dotyczących personelu w jednym miejscu, nawet jeżeli rejestracje powstają na wielu urządzeniach.

Elektroniczna lista obecności a system RCP

Lista obecności oraz ewidencja czasu pracy nie są tym samym dokumentem.

Tradycyjna lista obecności pozwala przede wszystkim potwierdzić obecność pracownika danego dnia.

Elektroniczny system RCP może natomiast rejestrować konkretne zdarzenia wraz z dokładnym czasem ich wystąpienia.

W kontekście nowych wymagań NFZ szczególnie ważne staje się właśnie posiadanie informacji godzinowej, a nie jedynie potwierdzenia, że osoba była danego dnia obecna.

DZIAŁ IV. WIARYGODNOŚĆ I KONTROLA DANYCH

Fotorejestracja – dodatkowe potwierdzenie, kto dokonał rejestracji

Standardowo karta identyfikuje pracownika, do którego została przypisana.

Sama karta nie daje jednak stuprocentowej pewności, że użyła jej właśnie ta osoba.

Teoretycznie jeden pracownik może przekazać swoją kartę innej osobie.

Jednym ze sposobów ograniczenia takiego ryzyka jest fotorejestracja.

Rejestrator wyposażony w tę funkcję wykonuje zdjęcie w momencie rejestracji.

Uprawniona osoba może później zweryfikować, czy karty rzeczywiście użył jej właściciel.

Fotorejestracja może więc stanowić dodatkowy mechanizm zwiększający wiarygodność zgromadzonych rejestracji.

W kontekście rosnącego znaczenia danych dotyczących rzeczywistej obecności personelu jest to rozwiązanie warte rozważenia szczególnie tam, gdzie placówce zależy na dodatkowej weryfikacji rejestracji.

Fotorejestracja a ochrona danych osobowych

Fotorejestracja oznacza przetwarzanie dodatkowych danych dotyczących pracownika.

Dlatego jej wdrożenie powinno zostać poprzedzone analizą zasad przetwarzania danych osobowych.

Należy określić m.in.:

• cel wykonywania zdjęć,
• podstawę przetwarzania,
• zakres osób mających dostęp,
• sposób zabezpieczenia zdjęć,
• czas ich przechowywania,
• zasady usuwania,
• zakres informacji przekazywanych pracownikom.

Zdjęcia nie powinny być dostępne dla przypadkowych użytkowników systemu.

Dostęp powinny mieć wyłącznie odpowiednio uprawnione osoby i tylko w zakresie wynikającym z celu ich przetwarzania.

Dlaczego wiarygodność rejestracji jest istotna?

Im większe znaczenie mają informacje o rzeczywistej obecności, tym ważniejsza jest możliwość sprawdzenia ich poprawności.

Wiarygodny system powinien umożliwiać m.in.:

• jednoznaczne przypisanie identyfikatora do pracownika,
• zapis dokładnego czasu zdarzenia,
• kontrolę brakujących rejestracji,
• ograniczenie możliwości nieuprawnionej zmiany danych,
• nadawanie różnych poziomów dostępu,
• analizę historii rejestracji.

Fotorejestracja może być dodatkowym elementem tego procesu, ale nie zastępuje właściwego zarządzania całym systemem.

DZIAŁ V. WDROŻENIE SYSTEMU RCP W SZPITALU – KORZYŚCI I PRZYGOTOWANIE

10 korzyści z wdrożenia systemu RCP w szpitalu

1. Wiarygodne dane o zarejestrowanej obecności

System automatycznie zapisuje pracownika, datę oraz dokładny czas zdarzenia.

2. Mniej ręcznej pracy

Nie ma konieczności każdorazowego przepisywania informacji z papierowych list obecności.

3. Porównanie grafiku z rzeczywistością

Można szybko zauważyć różnice pomiędzy harmonogramem a rzeczywistymi rejestracjami.

4. Szybsze wykrywanie braków

System może wskazać brakujące lub niekompletne rejestracje.

5. Obsługa pracy zmianowej

Rejestracja działa niezależnie od tego, czy praca rozpoczyna się rano, wieczorem czy w nocy.

6. Dane pomocne przy analizowaniu dyżurów

Rzeczywiste godziny rejestracji stanowią dodatkowe źródło informacji przy analizie czasu pracy.

7. Łatwiejsze wychwytywanie odchyleń

Można zauważyć obecność przed lub po godzinach wynikających z harmonogramu.

8. Pomoc przy weryfikacji odpoczynków

Dane o zakończeniu i kolejnym rozpoczęciu pracy mogą ułatwiać sprawdzanie zachowania wymaganych okresów odpoczynku.

9. Centralna baza danych

Informacje pochodzące z wielu rejestratorów i lokalizacji mogą być analizowane w jednym systemie.

10. Uporządkowane źródło danych do dalszego raportowania

Zweryfikowane dane o rejestracjach mogą stanowić jedno ze źródeł informacji wykorzystywanych przez placówkę przy przygotowywaniu danych wymaganych przez NFZ.

Jak przygotować szpital do nowych obowiązków NFZ? – checklista

Przed rozpoczęciem nowych obowiązków warto odpowiedzieć na kilka pytań:

☐ Czy wiemy, kiedy poszczególni pracownicy rzeczywiście rozpoczynają i kończą obecność?

☐ Czy posiadamy tylko harmonogram, czy także dane dotyczące rzeczywistych rejestracji?

☐ Czy potrafimy szybko zestawić informacje dla dużej liczby osób?

☐ Czy możemy wykrywać brakujące wejścia i wyjścia?

☐ Czy każda rejestracja jest jednoznacznie przypisana do konkretnej osoby?

☐ Czy dane z różnych oddziałów i budynków mogą być analizowane w jednym miejscu?

☐ Czy dane można wyeksportować do dalszego przetwarzania?

☐ Czy potrafimy wyjaśnić różnice pomiędzy grafikiem a rzeczywistymi rejestracjami?

☐ Czy wiemy, kto odpowiada za sprawdzenie poprawności danych przed wykorzystaniem ich do raportowania?

☐ Czy stosowane oprogramowanie będzie można dostosować do finalnych wymagań technicznych NFZ?

Jeżeli na część tych pytań odpowiedź brzmi „nie”, warto uporządkować proces jeszcze przed rozpoczęciem pełnego raportowania.

Jak może wyglądać wdrożenie RCP w szpitalu?

Wdrożenie nie musi od razu obejmować całej placówki.

Dobrym rozwiązaniem może być wcześniejszy okres testowy.

1. Analiza potrzeb szpitala

Na początku warto określić:

• liczbę pracowników,
• grupy zawodowe,
• lokalizacje,
• liczbę potrzebnych rejestratorów,
• sposób organizacji czasu pracy,
• zakres potrzebnych raportów.

2. Instalacja testowego systemu

Wybrana grupa pracowników rozpoczyna korzystanie z rejestratora.

3. Gromadzenie rzeczywistych rejestracji

Przez ustalony okres system zbiera informacje o zdarzeniach.

4. Analiza danych

Po zgromadzeniu odpowiedniej liczby rejestracji można sprawdzić:

• czy system prawidłowo odwzorowuje organizację pracy,
• jakie różnice pojawiają się względem grafiku,
• jakie sytuacje wymagają dodatkowej konfiguracji,
• które raporty są szczególnie potrzebne.

5. Dostosowanie konfiguracji

Ustawienia programu mogą zostać dopasowane do rzeczywistych zasad obowiązujących w placówce.

6. Rozszerzenie systemu

Po pozytywnej ocenie testów można objąć rejestracją kolejne grupy personelu oraz uruchomić dodatkowe urządzenia.

System RCP TPM Control dla szpitali

System RCP TPM Control umożliwia elektroniczne gromadzenie i analizowanie informacji dotyczących rejestracji czasu pracy.

Rozwiązanie może zostać skonfigurowane odpowiednio do:

• liczby pracowników,
• struktury organizacyjnej,
• liczby lokalizacji,
• stosowanych zasad czasu pracy,
• potrzeb działu kadr i administracji.

Możliwe jest m.in.:

• zastosowanie wielu rejestratorów,
• rejestracja za pomocą kart,
• tworzenie indywidualnych kont użytkowników,
• definiowanie poziomów uprawnień,
• analiza zgromadzonych rejestracji,
• porównywanie planu z wykonaniem,
• przygotowywanie raportów,
• zastosowanie fotorejestracji jako dodatkowej metody weryfikacji.

System RCP TPM Control może stanowić źródło uporządkowanych danych o rzeczywistych rejestracjach personelu, które po odpowiedniej weryfikacji mogą zostać wykorzystane w dalszych procesach rozliczeniowych i sprawozdawczych.

Nie oznacza to automatycznie, że każda rejestracja RCP odpowiada danym wymaganym przez NFZ lub że sam system zastępuje wszystkie pozostałe systemy wykorzystywane przez placówkę.

Bezpłatny okres testowy systemu RCP w szpitalu

Przed decyzją o wdrożeniu warto sprawdzić system na danych pochodzących z własnej placówki.

TPM Control umożliwia przeprowadzenie bezpłatnego okresu testowego systemu RCP.

Podczas testów personel dokonuje rzeczywistych rejestracji, dzięki czemu placówka może ocenić rozwiązanie w swojej codziennej organizacji pracy.

Po okresie testowym możemy wspólnie:

• przeanalizować zgromadzone rejestracje,
• porównać je z przyjętym sposobem organizacji pracy,
• zaprezentować możliwości systemu,
• pomóc w konfiguracji,
• omówić potrzebne raporty,
• odpowiedzieć na pytania użytkowników.

Dzięki temu decyzja o ewentualnym wdrożeniu może zostać podjęta na podstawie rzeczywistych danych pochodzących z własnego szpitala.

Najczęściej zadawane pytania – FAQ

Od kiedy obowiązują nowe zasady dotyczące rzeczywistej obecności personelu?

Rozporządzenie dotyczące nowych zasad wchodzi w życie 1 listopada 2026 r. Ministerstwo Zdrowia wskazuje, że placówki mają przekazywać NFZ informacje o rzeczywistej obecności personelu medycznego, w tym dokładnych godzinach udzielania świadczeń.

Do kiedy należy przekazywać dane?

Ministerstwo Zdrowia wskazuje termin do 20. dnia każdego miesiąca.

Czy wystarczy grafik pracy?

Nie. Harmonogram pokazuje planowaną organizację pracy, natomiast rzeczywista obecność może wyglądać inaczej.

Czy NFZ będzie otrzymywał dokładne godziny?

Tak. Ministerstwo Zdrowia wskazuje, że przekazywane informacje mają obejmować dokładne godziny rzeczywistej obecności personelu.

Czy NFZ będzie identyfikował konkretne osoby?

Ministerstwo wskazuje, że przekazywane informacje mają umożliwiać identyfikację osoby udzielającej świadczeń, w tym z wykorzystaniem numeru PESEL.

Co to jest CZPR?

CZPR to komunikat XML opisany przez NFZ jako „raport obecności osoby personelu”. NFZ opublikował 9 września 2026 r. specyfikację XML CZPR w wersji 1.0 w ramach projektu interfejsu OW 1.2.8.

Czy specyfikacja CZPR jest już ostateczna?

Komunikat z 9 września dotyczył projektu zmian opublikowanego do konsultacji. NFZ zapowiedział, że harmonogram wdrożenia zostanie podany w oddzielnym komunikacie. Z tego względu placówki powinny śledzić dalsze informacje Funduszu.

Czy system RCP automatycznie wysyła wymagany raport do NFZ?

Nie należy automatycznie utożsamiać danych z RCP z finalnym komunikatem NFZ. System RCP może być źródłem informacji o zarejestrowanej obecności, natomiast sposób przygotowania i przekazywania danych powinien odpowiadać aktualnym wymaganiom Funduszu.

Czy dyżur medyczny wlicza się do czasu pracy?

Tak. Ustawa o działalności leczniczej przewiduje wliczanie czasu dyżuru medycznego do czasu pracy.

Ile wynosi podstawowa norma czasu pracy w podmiocie leczniczym?

Co do zasady jest to 7 godzin 35 minut na dobę oraz przeciętnie 37 godzin 55 minut tygodniowo. Dla pracowników technicznych, obsługi i gospodarczych jest to 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo. Przepisy przewidują również wyjątki dla określonych grup pracowników.

Ile odpoczynku powinien mieć pracownik?

Co do zasady pracownikowi przysługuje co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego oraz 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego. Ustawa przewiduje szczególne rozwiązania dla wybranych pracowników pełniących dyżury.

Co oznacza klauzula opt-out?

Jest to możliwość wykonywania przez określonych w ustawie pracowników pracy w wymiarze przekraczającym przeciętnie 48 godzin tygodniowo, po wyrażeniu przez nich odpowiedniej pisemnej zgody.

Czy system RCP może obsługiwać pracę nocną i zmianową?

Tak. Elektroniczna rejestracja może działać niezależnie od godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, w tym również przy zmianach przechodzących przez północ.

Czy można stosować fotorejestrację?

Fotorejestracja może stanowić dodatkowy sposób weryfikacji osoby dokonującej rejestracji. Jej stosowanie powinno jednak uwzględniać przepisy dotyczące ochrony danych osobowych oraz odpowiednio określone zasady dostępu, przechowywania i usuwania zdjęć.

Czy system RCP może obsługiwać kilka budynków szpitala?

Tak. Kilka rejestratorów może pracować w ramach jednego systemu, pozwalając na centralne gromadzenie i analizowanie danych z różnych miejsc.

Podsumowanie

Zmiany wprowadzane od 1 listopada 2026 r. zwiększają znaczenie wiarygodnych danych o rzeczywistej obecności personelu medycznego.

Dla szpitali oznacza to potrzebę jeszcze dokładniejszego rozróżnienia pomiędzy:

planowanym harmonogramem pracy a rzeczywistą obecnością personelu.

Elektroniczny system RCP może pomóc w automatycznym gromadzeniu danych, wykrywaniu niezgodności, analizie rejestracji oraz przygotowaniu uporządkowanego źródła informacji wykorzystywanego w dalszych procesach rozliczeniowych i sprawozdawczych.

Jednocześnie należy pamiętać, że dane RCP nie powinny być automatycznie utożsamiane z kompletnym raportem wymaganym przez NFZ. Finalny sposób przekazywania informacji musi odpowiadać aktualnym wymaganiom Funduszu oraz obowiązującej specyfikacji technicznej.

Dobrze skonfigurowany system RCP może jednak znacząco uprościć proces gromadzenia, weryfikacji i analizowania informacji o rzeczywistej obecności personelu -szczególnie w dużych, pracujących całodobowo placówkach medycznych.