Fotorejestracja czasu pracy – jak działa, jakie daje korzyści i czy jest zgodna z RODO?

Elektroniczna rejestracja czasu pracy umożliwia pracodawcy dokładne monitorowanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Pracownicy rejestrują swoje wejścia i wyjścia za pomocą kart zbliżeniowych, kodów PIN lub innych metod identyfikacji. Jednak samo użycie identyfikatora nie zawsze daje pewność, że rejestracji dokonał pracownik, do którego został on przypisany.

Jednym ze sposobów dodatkowej weryfikacji zdarzeń RCP jest fotorejestracja czasu pracy, czyli automatyczne wykonywanie zdjęć podczas rejestrowania wejść i wyjść pracowników.

Rozwiązanie to może zwiększyć wiarygodność zapisów, ułatwić wyjaśnianie nieprawidłowości oraz ograniczyć ryzyko korzystania z cudzych kart pracowniczych.

W poradniku wyjaśniamy, jak działa fotorejestracja, jakie korzyści może przynieść organizacji, czym różni się od biometrycznego rozpoznawania twarzy oraz na co należy zwrócić uwagę w zakresie ochrony danych osobowych.

DZIAŁ I. FOTOREJESTRACJA CZASU PRACY – PODSTAWOWE INFORMACJE

Czym jest fotorejestracja w systemie rejestracji czasu pracy?

Fotorejestracja to dodatkowa funkcja elektronicznego systemu rejestracji czasu pracy (RCP), polegająca na wykonywaniu fotografii podczas rejestrowania zdarzeń pracowniczych.

Zdjęcie zostaje powiązane z konkretną rejestracją, obejmującą między innymi datę, godzinę oraz identyfikator pracownika.

W standardowym systemie RCP informacja o rejestracji jest przypisywana do osoby na podstawie użytej karty lub kodu PIN. Nie oznacza to jednak, że z identyfikatora na pewno skorzystał jego właściciel.

Fotorejestracja pozwala uzupełnić te informacje o fotografię osoby dokonującej rejestracji.

Jak działa rejestracja czasu pracy ze zdjęciem?

Proces fotorejestracji jest automatyczny i może przebiegać w kilku etapach:

1. Pracownik zbliża kartę do czytnika RCP lub wprowadza kod PIN.
2. Rejestrator rozpoznaje identyfikator i zapisuje odpowiednie zdarzenie.
3. Kamera wykonuje zdjęcie osoby znajdującej się przed urządzeniem.
4. System przypisuje fotografię do konkretnego zdarzenia RCP.
5. Uprawniony użytkownik może później sprawdzić zdjęcie i zweryfikować rejestrację.

Pracownik wykonuje więc standardową czynność rejestrowania czasu pracy, a fotografia zostaje wykonana automatycznie.

Fotorejestracja a rozpoznawanie twarzy – najważniejsze różnice

Fotorejestracji nie należy utożsamiać z automatycznym rozpoznawaniem twarzy.

Fotorejestracja polega na wykonaniu zdjęcia i powiązaniu go z konkretnym zdarzeniem w systemie.

Rozpoznawanie twarzy wykorzystuje natomiast algorytmy analizujące charakterystyczne cechy twarzy w celu identyfikacji lub potwierdzenia tożsamości.

W przypadku fotorejestracji zdjęcie może zostać zweryfikowane przez uprawnioną osobę, bez konieczności automatycznego przetwarzania wzorca biometrycznego.

Rozróżnienie to jest ważne również ze względu na przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

DZIAŁ II. ZALETY FOTOREJESTRACJI W FIRMIE

Ograniczenie rejestrowania czasu pracy za inne osoby

Jednym z potencjalnych problemów w systemach RCP opartych wyłącznie na kartach zbliżeniowych jest możliwość przekazania identyfikatora innej osobie.

Przykładowo pracownik może poprosić współpracownika o zarejestrowanie jego wejścia, pomimo że sam nie pojawił się jeszcze w miejscu pracy.

W tradycyjnym systemie takie zdarzenie może zostać zapisane jako prawidłowa rejestracja.

Fotorejestracja umożliwia dodatkową kontrolę tego, kto faktycznie skorzystał z czytnika.

Sama obecność kamery może również działać prewencyjnie i ograniczać próby nieuprawnionego rejestrowania zdarzeń.

Większa wiarygodność rejestracji wejść i wyjść

Dokładne informacje o rejestracjach pracowników mają istotne znaczenie podczas rozliczania czasu pracy.

System RCP umożliwia gromadzenie danych takich jak:

• data i godzina rozpoczęcia pracy,
• data i godzina zakończenia pracy,
• identyfikator pracownika,
• rodzaj zarejestrowanego zdarzenia,
• miejsce lub urządzenie, na którym dokonano rejestracji.

Fotorejestracja może dodatkowo wspierać wiarygodność tych danych, umożliwiając wizualną weryfikację wybranych zdarzeń.

Łatwiejsze wyjaśnianie nieprawidłowości

W przypadku wątpliwości dotyczących konkretnej rejestracji uprawniona osoba może sprawdzić przypisaną do niej fotografię.

Takie rozwiązanie może okazać się przydatne na przykład w sytuacji, gdy pojawia się podejrzenie wykorzystania karty należącej do innego pracownika.

Zamiast polegać wyłącznie na informacji o identyfikatorze, możliwe jest wykorzystanie dodatkowych danych pomagających wyjaśnić zdarzenie.

Fotorejestracja w dużych zakładach pracy

Możliwość dodatkowej weryfikacji rejestracji może być szczególnie przydatna w organizacjach zatrudniających dużą liczbę pracowników.

Dotyczy to między innymi:

• zakładów produkcyjnych,
• magazynów i centrów logistycznych,
• przedsiębiorstw pracujących w systemie zmianowym,
• firm usługowych,
• szpitali i placówek medycznych,
• instytucji publicznych.

W takich miejscach wielu pracowników może korzystać z tych samych urządzeń RCP, a dodatkowe informacje o zdarzeniach mogą ułatwiać analizowanie nieprawidłowości.

Każda organizacja powinna jednak indywidualnie ocenić zasadność i dopuszczalność stosowania fotorejestracji.

DZIAŁ III. FOTOREJESTRACJA A RODO I OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

Czy pracodawca może wykonywać zdjęcia podczas rejestracji czasu pracy?

Fotorejestracja wiąże się z przetwarzaniem wizerunku pracownika, który stanowi daną osobową.

Z tego względu wdrożenie takiego rozwiązania musi być zgodne z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w szczególności RODO oraz regulacjami prawa pracy.

Pracodawca powinien określić cel wykonywania fotografii, ustalić odpowiednią podstawę prawną ich przetwarzania i sprawdzić, czy zastosowanie fotorejestracji jest rzeczywiście niezbędne.

Czy zdjęcie pracownika jest daną biometryczną?

Nie każda fotografia stanowi dane biometryczne w rozumieniu RODO.

Samo wykonanie i przechowywanie zdjęcia nie oznacza automatycznie przetwarzania danych biometrycznych.

Sytuacja zmienia się, jeżeli fotografie są poddawane specjalnemu przetwarzaniu technicznemu umożliwiającemu jednoznaczną identyfikację lub uwierzytelnienie osoby na podstawie cech fizycznych.

Z tego powodu zwykłą fotorejestrację należy odróżnić od biometrycznych systemów rozpoznawania twarzy.

Nie oznacza to jednak, że przechowywanie zwykłych fotografii nie podlega RODO.

Kto może mieć dostęp do zdjęć pracowników?

Dostęp do fotografii powinien być ograniczony wyłącznie do osób posiadających odpowiednie uprawnienia.

W praktyce są to użytkownicy odpowiedzialni za administrację lub weryfikację zdarzeń RCP z indywidualnym loginem i hasłem do programu.

System powinien umożliwiać odpowiednie zabezpieczenie danych oraz ograniczenie ich udostępniania osobom nieuprawnionym.

Jak długo można przechowywać fotografie?

Okres przechowywania zdjęć powinien wynikać z celu i podstawy prawnej przetwarzania danych.

Fotografie nie powinny być przechowywane bezterminowo tylko dlatego, że pozwalają na to możliwości techniczne systemu.

W określonych organizacjach uzasadnione może być przyjęcie krótkiego okresu przechowywania i automatyczne usuwanie zdjęć po zakończeniu ich wykorzystania, np. po rozliczeniu czasu pracy, jeśli jest to zgodne z prawidłowo ustaloną polityką retencji.

Jak zadbać o bezpieczeństwo fotografii?

W przypadku zgodnego z prawem wdrożenia fotorejestracji należy zwrócić szczególną uwagę na:

• zabezpieczenie miejsca przechowywania zdjęć,
• kontrolę uprawnień użytkowników,
• zabezpieczenie dostępu hasłem,
• ograniczenie możliwości nieuprawnionego kopiowania danych,
• ustalenie okresu przechowywania fotografii,
• automatyczne usuwanie niepotrzebnych danych,
• poinformowanie pracowników o zasadach przetwarzania ich wizerunku.

Warto również skonsultować wdrożenie z inspektorem ochrony danych.

DZIAŁ IV. FOTOREJESTRACJA W SYSTEMIE TPM RCP

Jak działa fotorejestracja w TPM Control?

System rejestracji czasu pracy TPM Control może zostać wyposażony w moduł fotorejestracji.

Po zarejestrowaniu zdarzenia przez pracownika urządzenie wyposażone w kamerę wykonuje fotografię, która zostaje przypisana do odpowiedniej rejestracji.

Zdjęcia stanowią uzupełnienie standardowych danych dotyczących wejść i wyjść pracowników.

Lokalne przechowywanie zdjęć na serwerze klienta

W systemie TPM RCP fotografie są przechowywane lokalnie na serwerze klienta.

Oznacza to, że organizacja zachowuje kontrolę nad miejscem przechowywania zdjęć, bez konieczności korzystania z zewnętrznych usług chmurowych.

Rozwiązanie to umożliwia zarządzanie dostępem do danych w ramach infrastruktury informatycznej klienta.

Weryfikacja fotografii przez uprawnione osoby

Zdjęcia zapisane w systemie mogą być przeglądane wyłącznie przez użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia.

Dostęp do systemu jest zabezpieczony mechanizmem logowania.

Uprawniony użytkownik może w razie potrzeby zweryfikować fotografię przypisaną do konkretnego zdarzenia RCP.

Automatyczne usuwanie zdjęć po rozliczeniu czasu pracy

System TPM RCP umożliwia automatyczne usuwanie fotografii po zakończeniu przewidzianego okresu ich przechowywania.

Przykładowo zdjęcia mogą zostać usunięte po rozliczeniu czasu pracy, jeżeli taki okres wynika z przyjętych zasad przetwarzania danych.

Automatyzacja tego procesu pozwala ograniczać liczbę przechowywanych fotografii i wspierać zarządzanie danymi zgodnie z ustaloną polityką retencji.

DZIAŁ V. NAJCZĘŚCIEJ ZADAWANE PYTANIA O FOTOREJESTRACJĘ (FAQ)

Czy fotorejestracja działa automatycznie?

Tak. W odpowiednio skonfigurowanym systemie RCP zdjęcie jest wykonywane automatycznie podczas rejestrowania zdarzenia przez pracownika.

Czy fotorejestracja wymaga rozpoznawania twarzy?

Nie. Fotorejestracja może polegać wyłącznie na wykonywaniu i zapisywaniu fotografii, bez automatycznej identyfikacji biometrycznej.

Czy zdjęcia są wysyłane do chmury?

W systemie TPM RCP fotografie mogą być przechowywane lokalnie na serwerze klienta, bez konieczności korzystania z zewnętrznej chmury.

Czy potrzebny jest specjalny rejestrator?

Do automatycznego wykonywania zdjęć potrzebne jest urządzenie RCP wyposażone w odpowiednią kamerę oraz obsługujące funkcję fotorejestracji.

Czy fotorejestracja zastępuje kartę zbliżeniową?

Nie. Fotorejestracja może uzupełniać standardowe metody identyfikacji pracowników, takie jak karty zbliżeniowe lub kody PIN.

Czy fotorejestracja jest zgodna z RODO?

Zgodność zależy od konkretnego zastosowania, podstawy prawnej, celu przetwarzania oraz zastosowanych zabezpieczeń. Każde wdrożenie wymaga indywidualnej oceny.

Czy zdjęcia można automatycznie usuwać?

Tak. TPM RCP umożliwia automatyczne usuwanie fotografii zgodnie z przyjętymi ustawieniami i zasadami przechowywania danych.

PODSUMOWANIE. FOTOREJESTRACJA JAKO UZUPEŁNIENIE SYSTEMU RCP

Fotorejestracja czasu pracy może być dodatkowym narzędziem zwiększającym możliwości weryfikacji zdarzeń zarejestrowanych w systemie RCP.

Pozwala powiązać informacje o godzinach wejść i wyjść z fotografiami osób korzystających z rejestratorów, a tym samym ułatwiać wyjaśnianie ewentualnych nieprawidłowości.

Przy wdrożeniu fotorejestracji warto również zadbać o bezpieczeństwo danych osobowych, m.in. poprzez ograniczenie dostępu do zdjęć wyłącznie do uprawnionych osób, zabezpieczenie systemu hasłem oraz automatyczne usuwanie fotografii po upływie ustalonego okresu przechowywania.