JAK SZYBKO UTWORZYĆ ZAAWANSOWANY PLAN PRACY – KILKA PRAKTYCZNYCH WSKAZÓWEK

Plan pracy stanowi podstawę do rozliczania czasu pracy danego pracownika. Dlatego możliwość tworzenia zaawansowanych planów pracy jest jedną z ważniejszych funkcji jaką posiada nasz System Rejestracji Czasu Pracy.  Jak  zatem szybko utworzyć plan pracy dla wszystkich pracowników?

Zapraszamy do zapoznania się z naszymi  praktycznymi wskazówkami 😊

PO PIERWSZE  – DZIEŃ

Od czego należy zacząć przystępując do układania planu pracy? Należy zacząć od ustawienia parametrów konkretnego dnia pracy. To w tym miejscu nadajemy pracownikowi uprawnienia oraz wpisujemy godziny jego pracy.  Na początku wybieramy sposób przeliczania czasu pracy według następujących kryteriów:  wolny, pracujący lub zmianowy.

WOLNY – to dzień wolny od pracy 

PRACUJACY – to dzień pracujący. Możemy w nim wybrać trzy sposoby przeliczania czasu pracy: 

  •  Dokładny – pracownik rozpoczyna oraz kończy pracę dokładnie według ustawionego czasu. Norma jest wyliczona na podstawie ustawionego czasu rozpoczęcia oraz zakończenia. 
  •  Przedział – pracownik ma przepracować określoną normę w ustalonym przedziale czasowym. 
  •  Norma – pracownik ma przepracować określoną normę w konkretnym dniu. 

     Typ pracujący posiada wiele dodatkowych parametrów: 

  • Czas dojścia – nadanie uprawnienia dla czasu dojścia i określenie czasu trwania, 
  • Przerwa płatna – nadanie uprawnienia do przerwy płatnej i określenie czasu jej trwania, 
  • Przerwa bezpłatna – nadanie uprawnienia do przerwy bezpłatnej i określenie czasu jej trwania, 
  • Przerwa stała(od/do) – nadanie uprawnienia do przerwy stałej i określenie zakresu godzinowego jej trwania, 
  • Spóźnienie (po upływie/zaokrąglenie) – określenie czasu po którym będzie naliczane oraz określenie wartości do jakiej program ma zaokrąglić czas spóźnienia zgodnie z przyjętymi ustaleniami w firmie, 
  • Dopełnienie pracy (jeżeli brakuje) – nadanie możliwości dopełnienia czasu do ustalonej normy oraz określenie maksymalnego czasu, o jaki przy wcześniejszym wyjściu z pracy program zaokrągli do ustalonego planu pracy parametr „Suma pracy”, 
  • Zaokrąglenie – wartość do jakiej program ma zaokrąglać czas nadgodzin, 
  • Nadgodziny przed pracą – ustawienie prawa do zaliczenia czasu przed pracą zgodnie z planem pracy do nadgodzin, 
  • Odpracowanie godzin – ustawienie możliwości odpracowania godzin w danym dniu oraz ograniczenie go do ustawionego czasu, 
  • Odbiór godzin – ustawienie możliwości odbioru godzin w danym dniu i określenie ich ilości, 
  • Specjalne – ustawienie parametrów specjalnych z określonym czasem w danym dniu: Brak; Przerwa specjalna; Art.188, 
  • Stawka – stawka godzinowa za pracę pracownika,   
  • Kolor/Opis – ustawienie koloru i opisu danego dnia (ułatwia wizualizację przy wydrukach grafików pracy). Może to być dowolny krótki opis lub z wykorzystaniem szablonów skrótów

ZMIANOWY – dzień pracujący, w którym czas pracy przeliczany jest w oparciu o zmiany. Ponadto posiada takie same opcje jak dzień pracujący 

W planie pracy możemy również zdefiniować dni świąteczne. 

Po ustaleniu godzin pracy w danym dniu pracy dla danego pracownika przychodzi czas na edycję. I tutaj zaczyna się cała zabawa 🙂 

PO DRUGIE –  EDYCJA 

To właśnie dzięki zaawansowanej edycji możemy szybko ułożyć plan pracy dla wszystkich pracowników. 

Co właściwie kryje się pod pojęciem zaawansowanej edycji i jakie są jej możliwości? 

Edycja umożliwia dowolne modyfikowanie danych, posiada także szereg innych funkcji takich jak: kopiowanie interesujących nas pól, dodawanie kolorów lub własnych opisów do planu pracy poszczególnych  pracowników, umieszczanie komentarzy i wiele więcej. 

Zacznijmy jednak od funkcji najważniejszej, czyli funkcji kopiowania danych. 

1. KOPIOWANIE DANYCH 

Kopiować możemy pojedynczą wybraną komórkę/Dzień w dowolną ilość pól.  Po zaznaczeniu wybranego zakresu pól możemy wkleić kopiowane dane. 

Funkcja ta ułatwia również kopiowanie tygodni, miesięcy lub ustawień z jednego pracownika dla wybranego okresu czasu do innego pracownika, który w tym wybranym okresie czasu ma taki sam plan pracy oraz identyczne ustawienia szczegółowych parametrów dnia. W ten sposób możemy kopiować wszystkie zdefiniowane parametry wybierając w pasku funkcyjnym modułu „Plan” lub tylko wybrane parametry np.: Praca; Przerwa; Przerwa stała; Spóźnienie/Dopełnienie; Nadgodziny; Nadgodziny przed pracą; Bilansowanie nadgodzinami; Odpracowanie; Odbiór godzin; Specjalne; Stawka; Komentarz.

2. DODAWANIE KOLORÓW 

Zwykle w dniu pracy ustawiamy godziny pracy dla konkretnego pracownika. Godziny te wyświetlają się później w planie pracy. To jest wersja podstawowa, którą oczywiście możemy modyfikować zgodnie z naszymi potrzebami. Równie dobrze, zamiast godzin pracy możemy użyć opisu lub też wskazane pola wypełnić kolorem. I tak, jeżeli mamy pracowników, którzy pracują na dwie zmiany i zmianę poranną zaznaczymy jednym kolorem, a popołudniową innym to od razu, wizualnie widzimy te zmiany. 

Podobnie możemy zrobić w przypadku zdefiniowanych nieobecności, takich jak ZLA, czy urlopów.  Wykorzystanie kolorów powoduje, że plan pracy staje się bardziej przejrzysty.

3. SZYBKI PODGLĄD INFORMACJI 

Dodaliśmy do planu pracy małą, ale bardzo przydatną funkcję – szybki podgląd informacji. 

Umożliwia ona wgląd w zdefiniowane, podstawowe parametry konkretnego dnia w planie pracy.  Dzięki temu nie musimy każdorazowo wchodzić do modułu pracowniczego, w którym ustalamy te parametry. Wystarczy tylko wybrać ikonkę i wskazać dany dzień pracy, a informacja wyświetli się w okienku bocznym.

PODSUMOWANIE 

Doskonale wiemy, że przygotowanie planu pracy dla dużej firmy to wielkie wyzwanie. 

Dlatego stworzyliśmy narzędzie, które upraszcza ten proces maksymalnie. Utworzony plan pracy jest czytelny i  przejrzysty, a jego wygląd wizualny może być dostosowany do potrzeb danego przedsiębiorstwa. 

Opisany moduł służy tylko do tworzenia planu pracy. Następnie program, otrzymując dane z rejestracji na czytnikach, rozlicza pracownika. Ale to już temat na kolejnego bloga.

Zachęcamy do zapoznania się z pozostałymi funkcjami, jakie oferuje nasz System rejestracji czasu pracy.