Program do rejestracji czasu pracy – czy warto instalować go w swojej firmie?
Program do rejestracji czasu pracy, tak jak sama nazwa wskazuje, służy do rejestracji wejść i wyjść pracowniczych.
Ale czy tylko?
Wbrew pozorom możliwości programu są znacznie bardziej zaawansowane, a pracodawca, ze wszystkich zgromadzonych danych może wyciągnąć interesujące go wnioski dotyczące jakości pracy swoich pracowników.
Czego zatem możemy oczekiwać od programu do RCP? Zapraszamy na nasz praktyczny przewodnik 🙂
ROZLICZANIE CZASU PRACY
To podstawowa funkcja programu do rejestracji czasu pracy.
Wszystkie dane do rozliczeń pochodzą z rejestracji pracowników na rejestratorze czasu pracy. Rejestracja taka odbywa się poprzez przyłożenie do rejestratora karty magnetycznej, breloka lub indywidualnego kodu nadanego pracownikowi.
Co może zarejestrować pracownik? Może on zarejestrować wejście oraz wyjście z pracy, wyjście na przerwę oraz wyjście lub wejście służbowe.
W programie możemy nadawać pracownikom różne uprawnienia. Oznacza to, iż każdy pracownik może posiadać swój własny, ustalony z pracodawcą pakiet uprawnień. Dodatkowo ustalenia te możemy modyfikować w każdym pojedynczym dniu niezależnie od ustaleń ogólnych. Jakie zatem parametry możemy ustawić w naszym programie?
Przedstawiamy kilka z nich:
- Prawo do nadgodzin– możemy nadać uprawnienie podstawowe, 50% oraz 100%.
Możemy ustawić w danym dniu planu pracy czy wszystkie wypracowane nadgodziny mają być bilansowane czy tylko wybrane. Możemy również ustawić w programie, aby naliczał on nadgodziny po upływie określonego czasu.
Doskonale wiemy, że każda firma, czy przedsiębiorstwo działa według własnych zasad. Dlatego stworzyliśmy program, który z założenia ma być elastyczny i przyjazny dla Użytkownika.
- Prawo do przerwy – możemy ustawić w planie pracy różne typy przerwy.
Może to być przerwa płatna, bezpłatna oraz stała. W przypadku przerwy płatnej i bezpłatnej pracownik zobowiązany jest zarejestrować wyjście i powrót z przerwy na rejestratorze. Przerwy stałej rejestrować nie musi, gdyż jest ona z góry zaplanowana w planie pracy.
- Prawo do godzin służbowych
- Dopełnienie pracy – możemy nadać pracownikowi uprawnienie do dopełnienia godzin pracy.
Na czym ono polega? Ustalamy w programie czas dopełnienia na 5 minut. Jeżeli w ciągu swojego 8 godzinnego dnia pracy pracownik przepracuje 7:57 to program dopełni mu ten czas do pełnych 8 godzin. Dzięki temu osoba pracująca w programie nie musi każdorazowa nanosić poprawek w rejestracjach pracowniczych.
- Monitorowanie spóźnień – możemy ustalić w programie różne opcje.
Ustawiając, że dany pracownik może się spóźnić maksymalnie 15 minut, bo ma na przykład problem z dojazdem na wyznaczoną godzinę. Wówczas, jeżeli wchodząc do pracy, odbije się na rejestratorze nie później niż założony limit czasu to program nie uzna tego za spóźnienie. Możliwość zaokrąglania spóźnień jest czynnikiem mobilizującym dla notorycznych spóźnialskich. Jeżeli ustawimy np. zaokrąglenie spóźnienia do 15 min., wówczas pracownik przychodząc do pracy 16 min. po ustalonej godzinie rozpoczęcia pracy ma naliczone 30 min. spóźnienia. Oczywiście wtedy o tyle dłużej będzie musiał w pracy pozostać, aby przepracować założoną normę czasu pracy.
Natomiast, jeżeli nie ustawimy żadnych dodatkowych parametrów to każde wejście pracownika po wyznaczonej godzinie rozpoczęcia czasu pracy będzie zwykłym spóźnieniem.
RAPORTY
Raporty pozwalają na wgląd w przebieg czasu pracy pracownika w wybranym okresie czasu.
Ponadto pozwalają na szybkie i precyzyjne wyszukiwanie żądanych informacji. W programie mamy do wyboru aż trzy rodzaje raportów:
- RAPORT PRACOWNIKA – mamy tutaj wgląd w informacje dotyczące rozliczenia czasu pracy konkretnego pracownika w oparciu o ustawione parametry i zarejestrowane zdarzenia.
Raport wyświetla następujące parametry:
- Data – dzień miesiąca
- Plan dzienny – ustalony plan pracy dla pracownika
- Urlop – w podsumowaniu znajduje się informacja ile dni pracownik był na urlopie wypoczynkowym w wybranym okresie czasowym
- Norma – norma do wypracowania
- Wejście – czas rozpoczęcia pracy
- Wyjście – czas zakończenia pracy
- Obecność -całkowity czas przebywania w przedsiębiorstwie
- Obecność w pracy – czas przebywania w przedsiębiorstwie w ramach ustalonego planu pracy
- Obecność przed pracą – czas przebywania w przedsiębiorstwie do czasu rozpoczęcia dnia zgodnego z ustalonym planem pracy
- Obecność po pracy – czas przebywania w przedsiębiorstwie po czasie zakończenia dnia zgodnego z ustalonym planem pracy
- Praca -czas obecności zaliczony do czasu pracy zgodnie z planem pracy
- Przerwa – suma zarejestrowanych przerw w czasie wykonywania pracy
- Przerwa płatna – uznany czas z sumy zarejestrowanych przerw jako przerwa płatna zgodnie z ustawieniami parametrów pracownika lub dnia w planie pracy
- Przerwa bezpłatna – uznany czas z sumy zarejestrowanych przerw jako przerwa bezpłatna zgodnie z ustawieniami parametrów pracownika lub dnia w planie pracy
- Przerwa nierozliczona – czas z sumy zarejestrowanych przerw nierozliczony zgodnie z ustawieniami parametrów pracownika lub dnia w planie pracy
- Czas dojścia – określenie czasu dojścia (przesunięcie czasu rozpoczęcia naliczania normy)
- Przerwa stała – stały zakres godzinowy przerwy w pracy według ustawień w danym dniu w planie pracy
- Służbowe – czas pracy poza firmą
- Spóźnienie – czas przyjścia po ustalonym czasie z uwzględnieniem sposobu naliczania według ustawień lub planu pracy
- Spóźnienie zaokrąglenie – czas przyjścia po ustalonym czasie z uwzględnieniem sposobu zaokrągleń spóźnienia według ustawień pracownika lub planu pracy
- Nadgodziny 50% – suma godzin nadliczbowych liczonych w dni powszednie oraz w soboty, w których bilans tygodniowy jest ujemny
- Nadgodziny 100% – suma godzin nadliczbowych liczonych w niedziele, święta, okresie nocnym oraz w soboty w których bilans tygodniowy jest dodatni
- Noce – czas pracy w godzinach nocnych
- Odpracowanie – wymiar czasu odpracowania,
- Odbiór godzin – wymiar czasu do odbioru,
- Praca dopełnienie – wymiar dopełnienia czasu do ustalonej normy zgodnie z ustawieniami pracownika lub w planie pracy
- Specjalne – wymiar czasu w ramach Przerwy specjalnej, przerwy z Art.188
- Praca w święta – czas pracy w dni świąteczne
- Bilans – dzienny bilans czasu pracy (suma [Praca + 50% + 100% – Norma] oraz bilansu z dnia poprzedniego)
- Bilans tygodniowy – tygodniowy bilans czasu pracy (suma [Praca + 50% + 100% – Norma] oraz bilansu tygodniowego z dnia poprzedniego liczonego niezależnie dla każdego tygodnia zaczynając od poniedziałku a kończąc na niedzieli)
- Praca suma – sumaryczny czas zaliczony do czasu pracy (Praca + Nadgodziny)
- Dzienna stawka – ustalona stawka pracownika za 1h pracy
- Wypełnienie pracy – stosunek czasu pracy do normy
- Kwota praca suma – wartość wykonanej pracy w danym dniu w oparciu o czas pracy (Praca suma) i stawkę pracownika
- Kwota obecność – wartość wykonanej pracy w danym dniu w oparciu o Obecność i stawkę pracownika
- Wymiar czasu dojścia – ustawiony parametr zgodny z planem pracy
- Wymiar przerwy płatnej – ustawiony parametr zgodny z planem pracy
- Wymiar przerwy bezpłatnej – ustawiony parametr zgodny z planem pracy
- Wymiar przerwy stałej – ustawiony parametr zgodny z planem pracy
- Komentarz – własny komentarz dodany w planie pracy.
2. RAPORT PRACOWNIKÓW – przedstawia te same parametry dla wybranej grupy pracowników w oparciu o wskazany okres czasowy
3. RAPORT PRACOWNIKÓW ZAAWANSOWANY – raport ten umożliwia zestawienie ilości dni przepracowanych do ilości nieobecności w wybranym przedziale czasowym.
Raport wyświetla następujące parametry:
- Nazwisko – nazwisko pracownika
- Imię – imię pracownika
- Norma – norma do wypracowania
- Obecność – całkowity czas przebywania w przedsiębiorstwie
- Praca – czas obecności zaliczony do czasu pracy zgodnie z planem pracy
- Praca w tygodniu – czas obecności w powszednie dni tygodnia zaliczony do czasu pracy zgodnie z planem pracy
- Praca w soboty – czas obecności w soboty zaliczony do czasu pracy zgodnie z planem pracy
- Praca w niedziele – czas obecności w niedzielę zaliczony do czasu pracy zgodnie z planem pracy
- Spóźnienia ilość – ilość spóźnień w założonym przedziale czasowym
- Urlop wypoczynkowy – ilość dni urlopu wypoczynkowego w założonym przedziale czasowym zgodnie z planem pracy
- Kody nieobecności – ilość dni nieobecności pracownika z podaniem konkretnego powodu nieobecności.
PLAN PRACY
Kolejną przydatną funkcją, jaką oferuje nasz program do rejestracji czasu pracy jest możliwość tworzenia planów pracy. Doskonale wiemy, jak trudno jest czasem ułożyć grafik dla większego grona pracowników. Dlatego stworzyliśmy rozbudowane narzędzie, dzięki któremu stworzenie planu pracy zajmuje tylko chwilę. Edycję planów pracy można w bardzo prosty sposób przyspieszyć wykorzystując możliwość kopiowania pojedynczych pól, kolumn lub wierszy. Możemy także kopiować wszystkie parametry lub tylko te wybrane. Możemy tworzyć własny opis dla ustawionego planu dnia, bardziej dla nas przejrzysty, dodatkowo wyróżniony kolorem. Znając plan urlopowy możemy wprowadzić go z wyprzedzeniem w planie pracy.
Program pozwala na tworzenie planów pracy nie tylko na jeden miesiąc do przodu, ale również na dowolnie wybrany okres czasu na przykład kwartał, czy półrocze.
REJESTRACJE
Program umożliwia rejestrowanie na czytniku dowolnej ilości zdarzeń w ciągu dnia. Oprócz wejścia i wyjścia, rejestrowane są wyjścia na przerwy, wyjścia służbowe. Rejestracje te są podstawą do rozliczenia czasu pracy pracownika.
System umożliwia osobie upoważnionej nanoszenie poprawek do błędnie nabitych rejestracji lub ich uzupełnienia w razie braków.
Program pozwala również na wykorzystanie opcji fotorejestracji. Fotorejestracja polega na zrobieniu pracownikowi zdjęcia w momencie odbijania karty na rejestratorze. Zdjęcie jest potwierdzeniem tego, że dana rejestracja należy do konkretnego pracownika.
OBECNOŚĆ
To bardzo przydatny moduł, który pozwala na wgląd w obecność pracowników w czasie rzeczywistym.
W module mamy dwie tabele, w których możemy sprawdzić:
- którzy pracownicy, zgodnie z założonym planem pracy, powinni przebywać na terenie firmy. Możemy tu także sprawdzić godzinę przyjścia do pracy, czas spóźnienia oraz godzinę wyjścia pracownika z pracy.
- ilu pracowników jest nieobecnych. Nieobecność ta jest zdefiniowana, czyli może to być ZLA, urlop wypoczynkowy, etc. Dzięki temu osoba nadzorująca grafik ma natychmiastowy wgląd w powód nieobecności danego pracownika.
DEFINICJE
Moduł w programie, który umożliwia dostosowanie programu do swoich indywidualnych potrzeb.
Co możemy tutaj zrobić?
- możemy nadawać uprawnienia poszczególnym pracownikom do dostępu lub wykonywania konkretnych operacji, na przykład do edycji danych, edycji planów pracy czy też do dostępu do danych poufnych.
- możemy stworzyć własną strukturę firmy, czyli przypisać pracowników do konkretnych działów w firmie. Ułatwia to bardzo pracę w programie, chociażby w kwestii dostępu do danych konkretnych grup pracowniczych.
- szablony – każdy moduł programu posiada możliwość wydruku danych bezpośrednio na drukarce lub w formacie .pdf. Przygotowaliśmy podstawowe szablony z wybranymi danymi dla wszystkich modułów naszego programu, które użytkownik może dostosować do własnych potrzeb, zmieniając wygląd, ilość wyświetlanych kolumn czy ich kolejność, dodając np. logotyp swojej firmy. Umożliwiliśmy również stworzenie swojego własnego szablonu wydruku w każdym module w ramach dostępnych w nim danych. Z przygotowaną instrukcją tworzenia lub zmian szablonu jest to naprawdę proste.
Podsumowując.
Mamy nadzieję, że nasz przewodnik po programie do rejestracji czasu pracy pokazał Wam cały potencjał i możliwości tego rozwiązania. W dzisiejszych czasach, w których tak duży nacisk kładzie się na cyfryzację i rozwój przemysłu rejestracja czasu pracy wydaje się być koniecznością. A może właśnie stanie się tym pierwszym krokiem do wdrażania nowych rozwiązań.
Zachęcamy również do zapoznania się z artykułem o zaletach rejestratorów czasy pracy z ekranem dotykowym.