Czym jest ewidencja czasu pracy i jak prowadzić ją poprawnie?

1. Co powinna zawierać karta ewidencji czasu pracy pracownika?

Ewidencja czasu pracy pracownika jest dokumentem, który powinien zawierać szczegółowe informacje o czasie pracy pracownika oraz liczbie dni wolnych, które pracownik wykorzystał ( urlopy, zwolnienia, etc.)

Głównym celem prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika jest:

• wyliczenie wynagrodzenia
• ustalenie innych świadczeń pracowniczych

Informacje, jakie należy umieścić w ewidencji czasu pracy, określono w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369). Według wspomnianego rozporządzenia ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• pracy w niedziele i święta,
• pracy w godzinach nadliczbowych,
• pracy w dodatkowe dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• dyżurach ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
• urlopach,
• zwolnieniach od pracy,
• usprawiedliwionych nieobecnościach w pracy,
• nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy,
• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.      

Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy nawet w sytuacji, kiedy zatrudnia tylko jednego pracownika.

Istnieje jednak kilka przypadków, w których pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy, a dotyczą one:

• pracowników zatrudnionych w systemie zadaniowym,
• pracowników, którzy zarządzają zakładem pracy w imieniu pracodawcy,
• pracowników, którzy otrzymują ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.    

Nie zwalnia to jednak pracodawcy z obowiązku ewidencjonowania zwolnień, urlopów i innych nieobecności w pracy. 

2. Jak prawidłowo wypełniać kartę ewidencji czasu pracy?

Karta ewidencji czasu pracy powinna być prowadzona w formie karty imiennej. To bardzo ważne, aby każdy pracownik miał swoją indywidualną kartę ewidencji czasu pracy. Może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Może mieć formę karty miesięcznej lub rocznej. Trzeba pamiętać, że ewidencjonowanie czasu pracy powinno się odbywać na bieżąc. Przynajmniej raz w miesiącu ewidencja godzin pracy powinna być aktualizowana, tak aby na jej podstawie wypłacić pracownikowi wynagrodzenie.

Oprócz koniecznych informacji, o których wspomnieliśmy w punkcie pierwszym, karta czasu pracy powinna zawierać następujące oznaczenia:

Zwolnienia od pracy w ewidencji czasu pracy:

• BL – badania lekarskie
• SB – szkolenie BHP
• SB – szkolenie BHP
• PP – na poszukiwanie pracy
• OP – opieka nad zdrowym dzieckiem
• UO – urlop okolicznościowy
• ZW – zwolnienie na wezwanie organów państwowych
• ZB – zwolnienie kobiety w ciąży w celu przeprowadzenia badań
• ZO – zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy w związku z wypowiedzeniem umowy o pracę
• SW – służba wojskowa. 

Usprawiedliwione nieobecności w ewidencji czasu pracy:

• CH – chorobowe
• CD – chorobowe (opieka nad chorym dzieckiem)
• CR – chorobowe (opieka nad chorym członkiem rodziny)
• UW – urlop wypoczynkowy
• UB – urlop bezpłatny
• UŻ – urlop na żądanie
• UZ – urlop zaległy
• UM – urlop macierzyński
• UR – urlop rodzicielski
• WY – urlop wychowawczy
• UJ – urlop ojcowski
• UD – urlop dodatkowy
• US – urlop szkoleniowy
• WP – wyjście prywatne
• NP – nieobecność usprawiedliwiona płatna.

Dni wolne od pracy w ewidencji czasu pracy:

• S – sobota
• N – niedziela
• Ś – święto
• WS – dzień wolny za pracę w sobotę
• WN – dzień wolny za pracę w niedziele
• WŚ – dzień wolny za pracę w święto
• W5 – dzień wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy
• WD – dzień wolny za późny powrót z delegacji
• WK – dzień wolny za oddanie krwi
• WH – dzień wolny harmonogramowy.

3. Ewidencja czasu pracy, a lista obecności

Ewidencja czasu pracy jest czasem mylona z listą obecności. Tymczasem są to dwa zupełnie inne dokumenty.

Lista obecności jest jedynie potwierdzeniem obecności pracownika w pracy. Zawiera godzinę przyjścia i wyjścia pracownika z pracy. Pracownik każdorazowo podpisuje się na liście obecności tym samym potwierdzając, że w danych godzinach przebywał w miejscu pracy. Prowadzenie listy obecności nie jest obowiązkowe.

Nie jest to jedyny sposób na gromadzenie danych dotyczących godzin pracy pracownika. Do tego celu można wykorzystać elektroniczny system rejestracji czasu pracy Wówczas pracownik przychodząc do pracy rejestruje swoje Wejście odbiciem karty na rejestratorze czasu pracy a wychodząc odbija Wyjście.

Taki system znacznie ułatwia gromadzenie danych związanych z czasem pracy, a tym samym rozliczenie godzin pracy pracownika.

Podsumowanie

Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy (oprócz wyjątków związanych z zadaniowym czasem pracy).

Ewidencję czasu pracy należy przechowywać przez 10 lat od roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony.

Za brak ewidencji czasu pracy grozi kara grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.

Każdy pracownik ma prawo do wglądu do swojej ewidencji czasu pracy.